App Note di iOS: come trasformarla nell'alleato ideale per la tua produttività

Quello che più faccio in assoluto coi miei dispositivi Apple è scrivere.

Anche il contenuto che adesso è nelle tue mani e stai leggendo. 

Prima di caricarlo su WordPress, l’ho scritto in parte sul Mac e in parte sull’iPhone, utilizzando proprio la App Note di cui ti parlerò in questo articolo.

Anzi, chiamarlo articolo è riduttivo.

Si tratta di una vera e propria guida grazie alla quale la App Note non avrà più segreti per te.

Al termine della lettura inizierai a utilizzarla a 360 gradi, in una marea di situazioni diverse (sia quando lavori, che nel tempo libero, che nella vita privata).

Sai perché la App Note per me è un pezzo così importante dell’ecosistema creato da Apple?

  • Perché dal 2009, fin dal mio primo iPhone (l’indimenticabile iPhone 3GS) ad oggi, una delle ricerche che mi hanno accompagnato in modo costante da dispositivo a dispositivo è stata quella di una App che potesse aiutarmi a prendere appunti in modo veloce, ma anche di scrivere cose più articolate, che mi permettesse anche di organizzare tutti i contenuti e ritrovarli in modo rapido.

Che fosse semplice da usare, ma anche profonda.

Ho provato App com Ulysses e Notability, ho provato Evernote e tante tante altre.

Quando alla fine ho scoperto che la App perfetta per le mie esigenze era già presente nel mio iPhone e nel mio Mac fin dal primo momento, ma ne avevo totalmente ignorato le enormi potenzialità.

A mia discolpa posso dire che la App Note, nel corso dei vari aggiornamenti di iOS si è evoluta costantemente. 

Quella che abbiamo oggi nei nostri dispositivi è una app totalmente diversa da quella del 2008. 

Più ricca e completa.

Da utilizzare in moltissimi modi differenti.

Come sai se già mi segui e mi conosci, il criterio con cui valuto un nuovo dispositivo o una nuova app è tutto basato su quanto mi rendono più semplice ed efficiente sia il lavoro che la vita.

La app Note, che personalmente uso in modo trasversale, possiede queste due caratteristiche basilari.

Oltre a contenuti e appunti di lavoro, la uso per 

  • avere sempre sotto mano il menù del mio ristorante preferito che fa delivery; 
  • la scheda con gli allenamenti che faccio in palestra; 
  • appunti e link sui prossimi viaggi da fare; 
  • contenuti interessanti da leggere in un secondo momento; 
  • e tanto tanto altro. 

Quindi tutto deve essere organizzato al meglio. 

E trovato in un batter d’occhio.

Purtroppo in moltissimi snobbano la app Note sia perché è gratuita che per la sua apparente semplicità.

In questo articolo ti mostro come riuscire a portare la tua App Note di iPhone, iPad e Mac ad un livello completamente nuovo.

Partiamo.

Anzi, prima di partire ti suggerisco di attivare la notifica per ricevere un messaggio quando pubblicherò il prossimo articolo a tema Apple & Produttività.

È molto semplice: CLICCA QUI ed entra in contatto col mio assistente virtuale.

Penserà a tutto lui.

Tabella dei Contenuti

Note + iCloud.
Accoppiata vincente

Partiamo a razzo perché le cose da dire sono tantissime.

Per prima cosa, se utilizzi più di un dispositivo Apple, ti suggerisco caldamente di attivare iCloud per le Note, in modo da averle sempre sincronizzate in tempo reale su ognuno dei tuoi dispositivi.

La procedura è molto semplice. 

Vai in Impostazioni.  

Clicca su iCloud.

Assicurati che l’interruttore a fianco della App Note sia attivo (controlla le immagini qui sotto) in modo che le tue note vengano sincronizzate su iCloud.

Queste sono le schermate della versione iOS.

Questa invece è la schermata della versione Mac.

Una delle caratteristiche che più apprezzo dell’ecosistema Apple sta proprio nel fatto che dopo aver “giocato” con le impostazioni per la prima volta, possiamo anche dimenticarcene completamente perché tutto continuerà a funzionare alla perfezione. 

Come diceva il mitico Steve Jobs. “It just works”.

Per cui attiva questo interruttore e poi dimenticatene per sempre. 

Tutto continuerà a funzionare. 

Se hai più dispositivi assicurati che su tutti i dispositivi l’interruttore sia attivo. 

Con questa semplice ma determinante azione, hai già facilitato notevolmente la tua vita.

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App multi dispositivo

Un altro importantissimo aspetto è dato dal fatto che su ogni dispositivo (a parte le dimensioni) la App note è sostanzialmente la stessa e funziona sempre allo stesso modo.

Un consiglio che ti voglio dare in generale è proprio questo. 

Se utilizzi più di un dispositivo Apple, con lo stesso  account Apple, per utilizzare le App al massimo delle proprie potenzialità, scegli sempre app compatibili sia su iPhone, che su iPad che su Mac (se non sono presenti sul Mac App Store, che abbiano almeno una buona web-app) e, perché no, anche su Apple Watch.

L’idea è proprio quella di utilizzare ogni programma in modo indistinto su ogni dispositivo e di poter iniziare il lavoro, terminarlo e riprenderlo in un secondo momento con un altro dispositivo in modo semplice e naturale.

Ti assicuro che per il tuo benessere lavorativo (e mentale) è qualcosa di determinante

Benissimo!

Siamo pronti per iniziare. 

Fra pochissimo le note sui tuoi dispositivi Apple non avranno più segreti per te.

Creiamo una nuova nota

Per prima cosa, creiamo una nuova nota, cliccando semplicemente questo tasto.

Per comodità ti mostrerò gli screenshot della versione Mac della App, ma a parte le dimensioni, è identica su tutti i dispositivi.

La maggior parte delle persone, a questo punto, cosa farebbe?

Scriverebbe semplicemente il testo della nota.

Nient’altro.

Noi vogliamo fare molto di più.

La prima cosa che faremo, sarà quella di formattare il testo della nostra nota.

Cliccando questo tasto puoi formattare il testo inserendo titoli, paragrafi e sottotitoli.

Oltre a inserire testo in grassetto, corsivo, sottolineato o barrato.

Oltre a creare elenchi puntati o numerati.

Nulla di più semplice.

Tuttavia se hai bisogno di ritrovare subito i tuoi appunti, una formattazione adeguata del testo ti consente di farlo in modo molto più semplice.

Subito a fianco trovi il tasto per creare una to-do list.

Non sostituisce la app Promemoria, tuttavia se segno i miei task giornalieri e la mia to-do list posso averli sempre a portata di mano in qualsiasi momento assieme agli appunti relativi a quello su cui sto lavorando.

Infine, l’ultimo tasto, ti consente di creare una tabella all’interno della quale inserire dei dati. 

Una tabella del genere non sostituisce Numbers (o excel), ma se hai dei dati e vuoi averli in ordine a colpo d’occhio assieme a degli appunti e a una to-do list, è una funzionalità perfetta.

Io personalmente sono una persona molto visiva, per cui avere delle note che siano dinamiche dal punto di vista visuale mi aiuta a ricordarne meglio il contenuto.

Abbiamo toccato già diversi punti che la maggior parte degli utenti ignora completamente.

Tuttavia la panoramica non è ancora terminata.

Cliccando questo tasto (questa funzione è disponibile solo su Mac e sostituisce parzialmente il tasto condividi che troviamo su iOS) è possibile inserire un link all’interno della nota, da app o pagine web che sono attive in questo momento sul Mac.

Ho voluto mostrartela più per completezza che per utilità, dal momento che io per primo non mi sono mai trovato ad utilizzarla.

Questo lungo paragrafo è stato un’ottima panoramica, su funzioni che la maggior parte degli utenti ignora completamente o non ha mai utilizzato.

Ma non è ancora finita, abbiamo ancora diverse cose molto interessanti da dirci.

Continua a leggere per scoprirle tutte.

Immagini (e non solo) nelle note. Lo sapevi?

Da qualche tempo Apple ha reso possibile l’inserimento di immagini nelle note.

In modo molto semplice (come Apple insegna).

Ti basta cliccare sull’icona della foto. 

Puoi scegliere sia una delle immagini che già sono presenti nella tua libreria di iCloud, oppure trascinare un’immagine che hai sul desktop o all’interno di una cartella, direttamente all’interno delle tue note. 

Se poi hai anche un iPhone o un iPad potrai scattare una foto al volo sul tuo dispositivo, che verrà aggiunta in tempo reale direttamente alla tua nota.

Ma non è finita qui:

  • Puoi scansionare un documento
  • Aggiungere un disegno a mano libera
  • Scrivere a mano libera direttamente nella nota (particolarmente utile quando utilizzi un iPad).

 

Il tutto in modo super semplice e super rapido come Apple ci ha da sempre abituato.

Alla tua prossima nota prova ad aggiungere una foto dal tuo iPhone tramite l’opzione Scatta foto.

Si attiverà automaticamente la fotocamera del tuo iPhone, scatterai la tua foto e, dopo aver cliccato su Usa foto, ti troverai immediatamente la nuova foto all’interno della nota che stai creando.

Ti assicuro che questi piccoli accorgimenti ti aiutano ad avere un flusso lavorativo molto più organizzato, efficiente e lineare. 

A livello lavorativo questi accorgimenti possono essere applicati a tantissime situazioni differenti.

Specie quando ti trovi fuori casa.

Dove puoi utilizzare la App Note?

I dispositivi sui cui utilizzare la App Note al massimo delle sue potenzialità. Fai click per trovarli su Amazon

Quick Notes: l'ultima novità

Anche Apple vuole spingere i propri utenti ad utilizzare in modo sempre più massiccio la App Note. 

Per stimolarci, ci ha reso ancora più facile crearne di nuove.

Letteralmente al volo.

Grazie a Quick Notes.

Questa funzionalità è presente solo su Mac e iPad (non è quindi disponibile su iPhone) ed è una aggiunta che cambia letteralmente il modo di utilizzare le note sui tuoi dispositivi.

  • Per creare una nota rapida su iPad, basterà scorrere verso l’alto dall’angolo in basso a destra (con un dito o con Apple Pencil).
  • Mentre per crearla su Mac basta cliccare Globo+Q su tastiera.
 

Le note rapide vengono salvate in una cartella apposita (chiamata, appunto, Note Rapide) e rimarranno in quella cartella per poter essere richiamate al volo finché non saremo noi a spostarle.

Crea note da ogni App

Per completezza, ti segnalo che puoi aggiungere anche link e immagini direttamente dalle app che contengono al proprio interno il tasto condividi.

Oramai lo contengono praticamente tutte.

Personalmente lo uso tantissimo quando trovo un articolo o un contenuto sul web che non riesco a leggere o approfondire immediatamente.

Condividere il link in una nuova nota mi aiuta a riprenderlo in un secondo momento e rileggerlo con calma. 

Ammetto che talvolta dovrai prendere la mano nell’utilizzo di alcune funzioni, ma una volta creata l’abitudine ti chiederai perché non hai iniziato prima a utilizzare i tuoi dispositivi Apple a un livello superiore.

Questa panoramica era necessaria per darti un’idea che fosse quanto più chiara e completa possibile di tutte le potenzialità della app Note dei tuoi dispositivi Apple

Il prossimo salto di qualità lo farai nel momento in cui otterrai una buona organizzazione delle tue note.

Tenerle mescolate all’intento della cartella iCloud ti complicherà la vita.

E non è questo l’obiettivo di questo articolo e di questo sito.

Senza organizzazione, perderai vagonate di tempo nella loro ricerca o finirai per non trovarle.

Per cui nei prossimi paragrafi parliamo di organizzazione.

Il segreto è l'organizzazione

Un’organizzazione precisa e sensata delle Note ti aiuterò enormemente sia nella vita lavorativa che nella vita personale.

Io ho deciso di dividere sostanzialmente il mio utilizzo delle note in 3 ambiti ben definiti, identificati da 3 macro-cartelle.

  • 2 progetti lavorativi 
  • 1 dedicato al mio tempo libero e alla vita personale
 

L’introduzione delle cartelle è stata davvero una manna dal cielo per l’organizzazione.

Possiamo infatti creare cartelle contenenti le nostre note. 

E sotto cartelle.

Fino ad un massimo di 5 livelli di profondità (ti assicuro che sono più che sufficienti per il 99,9% di noi).

Compito: se vuoi iniziare ad utilizzare seriamente le Note, pensa alle macro-aree in cui le utilizzeresti e crea le relative cartelle. 

All’interno di queste cartelle andrai poi ad aggiungere tutte le altre.

Organizzazione. Step 2

Dopo aver creato le nostre cartelle, possiamo fare uno step successivo. 

Lo utilizzeremo assieme alle cartelle.

Molto semplicemente, possiamo ordinare le note all’interno della cartella.

È possibile farlo su ogni dispositivo e grazie ad iCloud le modifiche che faremo su un dispositivo si ripercuoteranno anche sugli altri.

Come possiamo ordinare le note all’interno delle cartelle?

  • Tramite l’ordinamento di default (la data di modifica)
  • Per data di modifica
  • Per data di creazione
  • Per titolo
 
Ogni ordinamento può essere modificato in modo ascendente o discendente.

 

Personalmente l’ordinamento di base che tengo per le mie cartelle è quello per titolo o per data di creazione (dipende dai casi e dall’esigenza).

Il bello è che per ogni singola cartella creata possiamo decidere come ordinarla (e modificare l’ordinamento in ogni momento). 

In modo da avere totale libertà di azione e di organizzazione.

Il capitolo sull’organizzazione delle tue note non è ancora terminato. 

Abbiamo ancora un paio di aspetti succulenti di cui parlare. 

Organizzazione. Step 3

Come promesso, eccoci al terzo step per l’organizzazione delle tue note. 

Parliamo di note in evidenza. 

Le note in evidenza sono un’aggiunta arrivata di recente nella App Note e il loro nome spiega in modo indiscutibile di cosa si tratta.

Hai una o più note all’interno di una cartella che visualizzi o modifichi in modo più frequente rispetto ad altre?

Ti basta metterle in evidenza. Facendo semplicemente uno swipe verso destra nella nota.

E cliccando sulla puntina (sia su Mac che su iPhone / iPad).

In questo modo troverai sempre le note di cui hai bisogno in modo rapido, con una manciata di swipe (o di click).

Al momento della scrittura di questo articolo ho la bellezza di 563 note sincronizzate su iCloud.

Fino a un anno e mezzo fa, quando dovevo cercarne una specifica impiegavo diversi minuti di tempo per trovarla, adesso è questione di secondi.

Ma non è finita qui, con iOS15 Apple ha introdotto un paio di nuove funzioni per organizzare e tenere sotto controllo le tue note.

Continua a leggere, non te ne pentirai.

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Organizzazione con Tag e Smart Folders

I Tag e le Smart Folders sono una novità di iOS15.

Aggiungo che sono una di quelle semplici novità che ti rivoluzionano la vita (in meglio). 

Non hai idea di cosa stia parlando?

Ottimo! 

Allora continua a leggere.

Con iOS15 Apple ha deciso di introdurre l’utilizzo dei Tag all’interno delle note in modo da permetterci di avere uno strumento aggiuntivo, sia per cercarle che per organizzarle.

Come funzionano?

Lascia che ti spieghi.

È davvero molto semplice.

Supponiamo che stia creando un contenuto per antimocasella.net e che voglia trovare in un colpo solo tutti i contenuti che ho creato per il sito web.

Mi basterà inserire nel testo della nota per esempio #antimocasellanet e cliccare su spazio.

Immediatamente quella parola diventerà di colore giallo.

Abbiamo creato il nostro primo Tag.

E adesso?

Beh, adesso è successo qualcosa di interessante. 

Sul tuo iPhone, iPad o Mac sarà comparsa la sezione “Tag” nella quale troverai il tag appena creato. 

Potrai cliccare quel tag e visualizzare immediatamente tutte le note che lo contengono.

Ma non è finita, partendo da questo tag potrai creare una cartella smart, che andrà a popolarsi automaticamente di tutte le note che contengono quel tag.

E non è ancora finita.

Possiamo spingerci oltre. 

Supponiamo che io abbia usato il tag #antimocasellanet per tutti i contenuti del sito web e che per i contenuti della sezione Apple & Produttività abbia utilizzato il tag #appleeproduttivita.

Bene, posso creare una cartella smart con tutte le note che contengono entrambi i tag. 

Anche questa, come la precedente, si popolerà in automatico con tutte le note che contengono entrambi i tag.

Mi basterà inserire nel testo della nota il tag (o i tag) che desidero, il resto lo farà il nostro sistema operativo, inserendo la nota nella cartella giusta e sincronizzando il tutto fra tutti i nostri dispositivi.

Anche le cartelle smart possono essere ordinate e messe in evidenza come con le cartelle “tradizionali”.

La funzione Cerca ti salva la vita

I dispositivi Apple hanno una funzione che non tutti conoscono e che ancora meno persone utilizzano. 

Si tratta della funzione “Cerca”.

Tutti i contenuti all’interno dei nostri dispositivi sono infatti indicizzati.

Cosa significa?

Che possiamo trovarli cercando una o più parole chiave, magari contenute all’interno di un documento specifico o di una App.

Come utilizzare questa funzionalità?

  • Tramite la ricerca interna al dispositivo, facendo swipe down nella home di iPhone e iPad; mentre su Mac ti basterà utilizzare la funzione Spotlight.
  • Oppure utilizzando la funzionalità “Cerca” interna alla App.
 

È una funzione di una semplicità disarmante. 

Tuttavia è di una utilità pazzesca, ti farà risparmiare ore e ore di tempo, te lo assicuro. 

Condivisione e collaborazione

Siamo quasi giunti al termine del nostro viaggio nelle funzionalità della App Note di iPhone, iPad e Mac. 

Non potevo lasciare che terminasse senza parlare della condivisione delle note.

Possiamo infatti decidere di invitare amici o colleghi a collaborare nella creazione e modifica di alcune note o di intere cartelle.

Questa funzionalità dal punto di vista lavorativo è fantastica perché ci permette di lavorare con nostri colleghi su note o documenti in parallelo, aggiornarle e visualizzare i cambiamenti in tempo reale (con tanto di notifiche che ci informano dei cambiamenti appena effettuati).

Dato che nel corso di questo articolo ti ho fatto una miriade di esempi lavorativi, ti faccio un esempio che coinvolge la vita di tutti i giorni. 

Supponiamo che stia organizzando la tua prossima vacanza con il tuo o la tua partner o con un gruppo di amici. 

Ecco che puoi condividere una cartella delle tue note per fare in modo che tutti coloro che sono coinvolti siano sempre informati su prenotazioni, voli, novità, biglietti presi, ecc.

Senza inviare decine o centinaia di messaggi in chat, impossibili da trovare e organizzati in modo tutt’altro che intelligente.

Usa i Widget

Con iOS14 Apple ha introdotto i Widget, disponibili su tutti i dispositivi, mentre con iOS15 ha introdotto la modalità Full Immersion.

Widget + Full Immersion sono una accoppiata decisamente rivoluzionaria.

Come avrai capito, utilizzo moltissimo la App Note. 

Per facilitarmi ancora di più la vita ho deciso di abbinare il suo utilizzo alla Full Immersion che di volta in volta ho attiva. 

Che cosa significa questo? 

Che in base alla Full Immersion che utilizzo, cambia la cartella visualizzata sul widget.

In questo articolo ti dò solo un accenno sui widget e su Full Immersion perché te ne parlerò preso in un articolo dedicato.

Qui voglio farti un esempio pratico.

Ho una Full Immersion dedicata al momento in cui lavoro. 

In quel caso il Widget Note mi porta immediatamente alla cartella in cui trovo i contenuti di antimocasella.net

Ho poi una Full Immersion che si attiva quando arrivo in palestra.

In quel caso il widget note mi rimanda direttamente alla cartella che contiene tutte le schede di allenamento, in modo che possa immediatamente segnare i carichi dopo ogni esercizio.

Insomma, quello che voglio condividere con te nella sezione Apple & Produttività del sito è proprio il fatto che il nostro Smartphone o il nostro Computer non devono essere strumenti che usiamo passivamente, ci rendono schiavi e ci fanno perdere ore e ore di tempo fra mille impostazioni. 

Ma sono strumenti che, se usati in modo smart, ci facilitano la vita e la migliorano.

E mi auguro che questo e i tanti articoli che arriveranno ti aiutino a raggiungere questi obiettivi.

Conclusioni

Mi auguro che grazie a questo articolo inizierai anche tu a utilizzare Note in modo più consapevole e sfruttandone al massimo tutte le potenzialità. 

Prima di salutarti ti invito a CLICCARE QUI per ricevere via messaggio dal mio assistente virtuale la notifica quando uscirà il prossimo articolo a tema Apple & Produttività.

Mentre con me l’appuntamento è al prossimo articolo.

 

 

Un abbraccio,

Antimo

 

 

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